Odpowiednia lokalizacja,w której ma byc zorganizowana jakakolwiek konferencja, a już szczególnie taka, trwająca kilka dni z rzędu, to podstawa, o której musi pomyśleć każdy organizator, jeśli nie chce zaliczyć porażki organizacyjnej. Warto jest tu spojrzeć jak przebiegają wszystkie nawet bardzo niewielkie konferencje Krynica, i po prostu ściągać od ich organizatorów, bowiem nie ma sensu po raz kolejny wymyślać koła. Kiedy to organizatorzy róznych konferencji i sympozjów naukowych w Krynicy, już opracowali idealną strategię, to warto z niej skorzystać, aby nie popełniać niepotrzebnych błędów. Najlepszym pomysłem jest każdą konferencję zorganizować właśnie w Krynicy, bowiem mamy tam dostęp do wszystkich najważniejszych elementów związanych ze sprawnym przebiegiem konferencji, a to także bardzo ważny szczegół. Potrzeba również pamiętrać, że prowadzenie konferencji wymaga dostępu do odpowiedniego sprzętu audiowizualnego, za pomocą którego możliwe będzie przekazywanie informacji wszystkim uczestnikom konferencji.